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会社やビジネスだけじゃない! 簡単ZOOMでいろいろな場所で誰もができる! [効率化]

コロナ禍の中、既に多くの企業は、ソーシャルワークを実施している。
その中で、会議や打ち合わせは必然的にWeb会議を利用する事が多くなるのだ。


では 
リモートワークやソーシャルワークと言われる事を実現するツールは
「Zoom」
「Microsoft Teams」
「Google Meet」など

いろいろとある。



これらのソフトウエアは、

 Windowsだけではなく、
 MacOS 
 iOS
 アンドロイドなどの 

 ほとんどのOS用にそれぞれダウンロード可能であり、
 
 PCだけではなく、
 Mac 
 タブレット
 
 スマホでも充分利用できるのだ。



その中で評価が高いZOOMを少しだけ 触れてみる。


何も
会社の会議だけで使用する事はないのだがら、
サークルや会社以外の会合等でも利用できるのだ。


zoom.jpg

まず

5,6人で打ち合わせを行うとする。



 最低一人はPC(Mac)を用意した方が良い

 そしてそのPCの適当なフォルダに
 今回使用する資料を保存しておく

   Word,Excel,Powerpoint,PDF,画像 なんでもOKだ!



後のメンバーは、
   PCが無くとも、タブレットでも、スマホでもOKだ。



ZOOMでは、

 参加者全員が画面共用という機能によって、
 自身のPC等の画面を参加者全員が閲覧できるが、
 さすがに内容によっては、タブレットやスマホでは困難な部分があり、


 1台のPCに、使用する資料を集めておく事が望ましい。

 そうすれば、
  操作する人間 つまり会議主催者はPCで参加している人間として

 他の人間は、
  ZOOMの会議だけにログインできれば、全くそれ以外の操作は必要ないからだ。


各参加者は、
開始時間の少し前に、各端末を準備して招待のメールを待つか、
ミーティングIDとパスコードさえわかれば、ZOOMにログインするだけで
会議に参加できる。

後は議事進行に従って、意見や確認を行えばよいだけだ。
そう この時点ではごく普通の会議や打ち合わせと同じだけなのだ。


今回のコロナ禍により
仕事以外にも、生活スタイルも少し変えてみる必要があるかも知れない。


いずれ

診療・診察や、
新車の購入検討、
保険の更新説明等、

自宅にいながらサービスを受ける時代はそこまで来ている
...









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マニュアル作りの強い味方 [効率化]


商品の操作マニュアルを作成すると、どうしても製品の変更に伴い、マニュアルの修正を余儀なくされます。

Wordでマニュアルを作成している場合、変更箇所の画面の貼り直しや、文書を変更すると、ほんの少しの変更でも、ページが少し増えてしまったりして、本文の変更以上に、目次や索引のページ番号の修正に手間がかかってしまいます。

以外とこのページ番号のズレは、厄介です。

「目次・索引自動作成ツール AutoEX」をご利用戴くと、マニュアルの本文箇所の変更により、
ページ番号のズレが発生しても、再度変更後の本文より、自動的に正しいページ番号の目次・索引を作成するツールです。

予め、メモ帳に目次や索引のキーワードを作成しておく事で、それぞれの単語を検索して本文のページ数を算出して、目次や索引を作成します。
AE_003.jpg
もちろん本文はWordで作成されている事が前提となります。
また、作成される目次や索引もWordで作成されます。

また、Wordそのものに目次を作成すの機能がありますので、そちらを利用すれば、そもそもこういった問題はございませんが、Wordのバージョン、互換性、やや設定がわかりにくかったり、担当が変わった場合等を考えると、Wordの機能をいろいろ使用する事よりも、単純明快で誰で変更できるような状態にしておく事も、重要だと思います。
AE_015.jpgAE_020.jpg

ほんの少しの工夫から、仕事を効率化しよう [効率化]

今や情報化社会、いかに情報を整理して蓄積して、活用するかによって、
仕事の効率化が図れるのでは? ないでしょうか。
インターネットやメール、仕事上の資料、上司や先輩から教えてもらった事、
これらの情報は、自分のわかりやすい言葉を追記して保存すれば、
誰にも負けない武器になるはずです。

でも、
 ついつい煩雑になったり、
 どこに保存したのか? わからなくなったり、
 後から読んだときに意味不明な文書になってしまったりと、

実際には、そう思っていても中々難しい事です。

でも、
よくよく考えてみると、
答えは簡単でした。

それは、
 一元管理をする、。
 今は忙しくても、明日なら少しまとめられる時間が作れる、つまりホットなうちに、まとめておく。
 最初から活用する事を目的に、情報を蓄積する。
という事です。

その思いで作成したのが、「メモ帳とペン」というソフトウエアです。
とりあえず、必要な情報はクリップボードにコピーしておけば、ソフトウエアがクリップボードを監視して保存してくれます。
時間の空いた、ほんの少しの間に、その情報を追記したり、自身の言葉に変えたりして、
カテゴリーとタイトルを付けて保存する事で、一元管理が可能になります。

このソフトウエアは、クリップボードの履歴を管理してメモを保存できる単純なソフトウエアです。
でも、今世の中に必要なのは、こんな単純な事ではないでしょうか?
ぜひ、一度お試し下さい。
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